档案是组织或个人在各项活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项事业必不可少的重要环节。档案工作不仅是为当前服务的，也是为千秋万代造福的，为我国历史和文化的发展与延续发挥着重要作用。对于一个单位来说，档案记录着单位方方面面的事情，是组织运行中不可缺少的重要组成部分，对于促进整个单位的发展有着重要的意义。做好日常档案的管理工作，要收集、保管好档案资料，完善档案日常管理制度，进一步提升档案利用效能。怎样提升对档案管理工作重要性的认识，逐步提升档案管理工作水平，促使档案管理工作更好地实现规范化、制度化，这是档案管理工作者需要认真思考与研究的课题。

　　一、当前档案管理规范化的现状不容乐观

　　(一)对档案管理工作重视不够。在一些人的认识中，档案是一项事务性的工作，没有技术含量，对于单位而言不直接产生效益，不认为档案是一个部门或单位的重要财富，忽视了档案对于单位历史和发展的作用和贡献。有些部门的档案工作者也很少学习档案法、机关档案工作条例等法律法规，重业务活动，轻法制建设，重指导作用，轻监督检查的思想观念仍然存在。依法治档的思想观念不强，没有档案法治观念，依法治档不能落到实处。同时，个别档案管理者的管理模式也仅仅是做到文件不泄露或资料不丢失，做好档案基本的保管工作，而对于上级或是相关部门对档案管理工作进行抽查检查时，只要是确保档案完整、设备可用、设施齐全达到硬性要求即可。有些单位的档案管理工作基本就是收集、存放，很少加以有效利用，对于档案产生的社会效益和经济效益缺乏宣传。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

　　(二)档案管理和利用制度不健全。在档案管理中，有不少档案管理者或具体管理人员缺少系统、专业的档案知识培训，甚至有些单位的档案管理人员是兼职人员，并没有专职人员负责此项工作，档案的管理基本处于沿用传统的管理手段，致使档案管理人员感到工作枯燥乏味，不利于档案管理的质量提升。同时，对档案的重要性、要求以及收集、整理、归档，尤其是档案的重要性和基本要求不太理解，日常档案收集的意识比较淡薄，未构成真正的标准及可行的档案管理制度，大部分的管理工作都处于形式上的“管理”。虽然有档案法和机关档案工作条例等法律规范，但是单位内部没有系统配套的档案管理、利用方面的制度，造成档案管理工作的表面化和形式化，在日常的档案管理过程中容易出现纰漏，致使档案管理工作效率低下。

　　(三)档案硬件投入及经费不足。随着科技的不断进步，利用计算机和网络技术来管理档案已成为当今的趋势，但是部分单位在档案管理中仍然采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建立的不规范、不标准，档案设施也出现严重的老化现象，部分档案保管条件简陋。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

　　二、新形势下要从六个方面加强档案管理规范化建设

　　(一)更新档案管理观念。要提高对档案工作重要性的认识，档案是过去工作的真实记录和单位发展历史的客观反映，对单位的管理工作和领导决策具有重要的辅助作用。通过分析档案资料，对过去的工作进行总结，吸取前人的经验教训，并根据当前形势制定科学合理的发展规划和管理决策。加大对档案的管理工作的重视是当前档案管理工作的首要措施。随着科技的进步与发展，新形势下的档案管理工作也在不断进步和发展，但是其中也存在一些问题。要根据不断发展变化的新形势，不断更新档案管理观念。要认识到，单位的发展与档案的管理紧密相连，档案中记录的信息，对单位的发展是不可替代的资源，而且档案具有非常高的社会价值。

　　(二)完善档案管理法律制度。要坚持《中华人民共和国档案法》在我国档案法律法规体系中的母法地位，其立法宗旨就是规范档案行为、保证档案信息质量，有效服务社会和大众。同时，要按照这一宗旨建立档案管理的法规体系，满足百姓、企业和政府的信息需求。进一步加大对档案法的宣传力度，提升档案管理者和单位管理者的法治意识。作为档案管理部门必须增强工作的主动性和创造性，认真履行自己的职责，把档案法中的内容学通、学懂、学透，从而促使档案工作在法治化、规范化轨道上健康发展。要不断完善地方和单位档案管理规范、落实执法责任制，有力推动依法治档进程。

　　(三)加强监管与执法力度。各级档案行政管理部门作为执法主体要从组织机构、人员配置上尽快调整充实。理顺档案行政管理体制，突出执法主体地位，从而保证依法治档落到实处。档案行政管理部门必须牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法治观念，要敢于执法、严于执法，从维护党和国家的利益出发，理直气壮地查处违法现象，决不手软，使违反档案法律、法规的行为受到应有的处罚。加强档案法制工作队伍建设，加强对档案行政执法人员的培训，不断提高工作能力和执法水平。要选拔一些思想作风好、业务能力强、政策水平高的工作人员，经过系统培训，充实到执法队伍中去，为档案法制建设提供强有力的组织保障。

　　(四)提升档案从业人员素质。目前，档案工作面临着新形势、新任务，这需要我们加大档案队伍建设，提高档案管理工作者的素质。档案工作集政治性、科学性和业务性于一体，且工作细碎繁杂，涉及面广，必须有专人对其负责。要将政治坚定、业务精通、责任心强的同志充实到档案队伍中来。档案管理需要较强的专业知识，要加大学习培训力度，根据档案管理人员的现状，开展多角度、多方位、多层次的业务培训活动，强化档案管理人员的基本功训练;要加强信息自动化系统的学习培训，使档案工作者能够运用现代的设备和技术，依靠网络和多媒体等逐步加强档案的管理工作，从而真正实现档案收集无纸化、资源共享网络化、档案资料信息化。

　　(五)创新档案管理思路和模式。档案管理的新形势、新任务、新要求，需要不断创新档案管理思路和模式，决不能墨守成规。目前，档案的存储大致分为电子档案和纸质档案，而且他们是一种共存的状态，纸质档案的管理比电子档案的程序要复杂得多，所以面对这种现象，可以将纸质档案与电子档案的管理融合起来，相互取长补短。随着网络科技、电子科技的飞速发展，电子档案已经是档案发展的大趋势，在档案的组卷与归档中，工作人员可以采取一些有效的方法，在不影响档案管理质量的前提下，不断优化档案管理程序。

　　(六)实现档案信息资源共享。随着信息时代的到来，档案管理工作不再局限于“装装订订、抄抄写写”，也不仅仅体现于文书档案所必备的资料库、档案柜、档案袋等，而是给传统的档案管理工作赋予了新的内涵，提出了新的更高的要求。在档案管理中，将档案变为电子化可以进一步提升档案工作的速度和管理的质量，同时，便于档案的资源共享，充分发挥档案的贡献率。如何建立档案信息资源共享系统，需要根据单位自身实际而定。要加强网络信息技术的构建，网络是实现信息技术的基础，要保证有畅通的网络环境，这样才能更好地实现档案信息资源共享。在计算机网络技术的支持下，电子档案的管理将会十分便捷，但是也会存在一些漏洞，电子档案管理的安全性尤为重要，要加大档案管理硬件设备的建设与投入，包括安全系统的建立等，确保其安全运行。

　　档案管理对我国社会发展有重要意义，是推动我国社会信息资源建设的重要方面。为了让档案管理工作更好地适应我国社会的发展，档案管理工作人员应该抓住信息时代的发展趋势，把握信息技术带给档案管理工作的新机遇，逐步完善档案管理制度、提升档案管理工作人员素质，推动新时期档案管理信息化建设，发挥档案管理对社会的重要作用，保证新时期档案管理工作的顺利开展。（作者单位：河北省药品检验研究院）