在当前迅猛发展的数字信息社会下，档案信息化和档案信息化建设，已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。为更好的迎接新时代的挑战，加快科学发展的现代化建设的步伐，建设全面的档案管理工作和规范标准，档案信息化建设已经成为最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。
一、档案信息化的含义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二、档案信息化建设的重要意义
档案信息化建设不断飞速发展着，网络化，科学化，便捷化，智能化的科技手段，必然给档案工作带来深刻的变革。档案信息化建设是档案部门参与国民经济和社会信息化的具体体现，也是档案部门进一步深化改革推动科技进步，提高服务效率的必然选择，因此新的时代必须做好档案信息化建设，其意义重大而深远。档案信息化建设，提高了整个部门的工作效率，减轻了管理人员的工作量。如数据的一次录入多次使用。数据无论从文书管理录入还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，大大提高了工作效率。检索查询更方便，档案管理信息化后从传统的检索方式逐一查找变成了通过网路即时查询，内容快捷完整自动化。档案的查借阅工作更加可控，传统的方式是手工为主，费时费力容易出错，实现信息现代化后，采用计算机管理模式后，操作方便内容准确同时还可以产生催还记录。过去的手工作业方式往往会在收集整理档案或者借阅的过程中不小心损坏或者丢失，信息化后计算机的管理和应用可以解决档案损坏，丢失这类的问题，有效的保护了单位重要档案信息和国家财产安全。
三、档案信息现代化建设的对策
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此为了更快更好的发展现代信息化技术的步伐，需要有实用有效的方式和方法。
首先，档案信息化建设需要有明确的指导思想和领导的重视和支持，需要有脚踏实地的敬业精神和不断探索追求的创新理念，需要管理人员理解当今飞速发展的信息技术，归纳信息技术的新原则和新思路。
其次，要重视人才的培养。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从目前来看专业人才十分缺乏，所以要通过各种途径加强档案业务人员业务培训工作。有计划的组织相关人员进行学习，拓宽档案工作人员的视野和知识面，改善知识结构，提高综合服务能力。尽快建立以管理型人才为基础，复合型人才为重点的技术骨干队伍，满足档案信息化建设的需要。
第三，要加强基础设施建设。计算机工作精确度高，速度快，储存量大。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可以运用库房的管理。在文件管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。因此要从硬件上配备先进的计算机设备，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，建设和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用。
责编：马丽宽
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