对档案信息资源开发与利用的几点思考 - 《公民与法治》 2011年第19期 (总第115期)

当前位置：燕赵人民代表网>>公民与法治电子版>>2011年第19期

对档案信息资源开发与利用的几点思考

◎ 杜晓风　尹树芬

　　档案信息资源的开发与利用是指档案部门将收集到的档案资料根据用户的不同需求，按照不同的目的和要求进行的不同方式、不同深度的整序和加工，并以各种信息产品的方式提供给用户使用。通过开发将无序信息变为有序信息，将浅层信息变为深层信息，最大限度地发挥档案信息的资源优势。
　　目前，我国档案信息资源开发利用的形式很多，归纳起来，主要有以下几种：1、编撰、出版专题材料。2、在档案馆室为利用者提供档案资料。3、建立网站，通过网络提供档案信息。这是当前档案信息资源开发利用的新形式。随着网络化的普及，这种服务方式将是档案信息开发与利用的主要形式。4、建立现行文件查询利用中心。5、举办档案展览，是以档案原件或复制件为材料，按照一定的主题进行信息传递的方式。
　　以上这些方式在发挥档案信息资源的社会作用方面做出了重大贡献，但是它们都不同程度地存在着一定的缺陷和不足。
　　第一，编研成果存在信息衰减和质量参差不齐现象。第二，馆室为利用者提供档案资料的方式服务效率低，查找不方便，更不利于档案的长期保存，对档案原件的损害大。第三，网站式服务实际上是另一种编研成果的利用方式。第四，文件查询利用中心从时效性方面来讲，这种由档案馆来开展现行文件的利用工作必然带来一定的滞后性，因为档案馆从收集到提供利用需要一定的时间。另外，现行文件中含有一定的秘密和专业信息，因此档案馆还要处理好档案利用与保密的关系。第五，举办档案展览是对档案较大范围的系统开发，对档案馆的基础工作和现代化技术手段要求较高，而且还受到经费、展览场地等因素的制约。
　　做好档案开发利用工作的几点建议：
　　1、全面提高档案人员的综合素质，使之具有强烈的事业心、责任感和使命感，有开拓进取的创新精神，同时还要具有熟练掌握现代信息技术和为公众提供方便快捷服务的技能；最重要的是要有良好的文化素养，要善于学习和吸收各种文化知识，使自己成为一名“杂家”。
　　2、加强档案资源建设。坚持两手抓，一手抓档案资源的软件建设，一手抓硬件建设，两手都不能软，整合各种档案信息资源，提供规范化、标准化服务。
　　3、拓宽档案信息资源的开发渠道。当前，我们开发的档案信息产品品种少，形式不灵活，缺乏力度，也是群众对档案及档案工作缺乏了解的原因之一。因此要加大档案信息资源的开发力度，将无序信息加工成形式多样的信息产品提供给广大用户。一可以通过举办各种展览的形式来传播先进文化。二是加大与新闻媒体的合作力度，通过电视、报纸、广播等向人们宣传档案知识。三是加强与文物部门、博物馆等单位的联系与合作，实现优势互补、资源共享。
　　4、要加大档案工作的服务创新力度。档案部门要根据不同时期的工作重点，加强与其他行业的联系，走出“孤独”，了解各行各业对档案信息和档案工作的需求，积极主动地提供优质服务。党的十七大提出了加强以民生为重点的社会建设任务要求。档案部门就要立足本职落实十七大精神，做好民生档案工作。民生档案涉及的内容广、部门多，档案部门要积极主动与劳动、教育、民政、街道社区等部门沟通协调，汇集民生档案信息资源，更好地为民生工程服务。目前我国经济工作中正在建立信用体系，信用档案是信用体系工作中的重要方面，档案部门要深入调研，在信用档案的收集、管理、利用等方面进行规范，向社会提供优质服务。
　　（作者单位：河北省承德市避暑山庄管理处）