人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
作为人力与社会保障部门的就业服务机构，接收并管理着企业、失业、转岗、流动及大中专毕业生等相关人员的人事档案。如何加大人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平、依法管理并利用好这些人事档案，是摆在我们面前的一项重要任务。
一、 人事档案在人力资源管理中的作用
（一）提供真实可靠的信息。企事业单位要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握每个员工最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案了解每个员工的历史和工作经历，从而为企事业单位的选人、用人提供有价值的参考信息。
（二）提供重要的依据。人事档案为企事业单位的一些重大决策提供了必要的依据。像绩效考核，绩效评估、员工考核等等，需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企事业单位决策的科学化、合理化。
（三）人事档案可以优化人力资源的合理配置。 人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。
二、人事档案管理面临的问题
（一）从档案内容上看：
1、 档案材料内容不准确。有的档案材料中存在内容前后不符及内容失真的现象，如：“三龄一历”记载多样，出生年月公历、农历填写随意，参加工作时间、入党入团时间前后不一致，基础学历呈现越来越高趋势。个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，不真实的信息导致用人部门无法作出正确评估。
2、 档案材料不齐全。一些年度考核表、履历表短缺或虽有表但未盖公章，还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料，仍在个人手中未能及时收集归档。人事档案内容的不全面，给企事业单位选才、识才带来了不便。
3、档案缺少时效性。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记录，新放进去的材料也无非是些考核登记表、工资表等程式化的东西，而真正反映当事人近期动态情况的材料却少之又少，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到时效性强的信息。
（二）从档案管理上看：
1、 管理方式和手段相对落后，运行效率较低。人事档案需要专人管理，单独存放，但现在大多数企事业单位从事人事档案管理的人员往往身兼数职，且大部分靠手工操作，费时、费力，效率低。
2、管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁地更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。
3、管理手段单一。目前大部分企事业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理等。
（三）从档案利用上看：
人事档案利用范围狭窄。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理制度来看，现有的人事档案利用范围小、频率低。但随着社会主义市场经济体制的建立，以及企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，企事业单位工作人员由“单位人”变成了“社会人”，这就要求人事档案要更加符合社会需求，扩大利用范围，提高利用频率。
三、加强和完善人事档案管理的几点想法
（一）提高人事档案材料的质量。建立和完善适合本部门实际的质量考核体系，对工作进行量化与考核，促进档案管理向标准化、科学化迈进。要及时补充具有个性的人事档案材料。人事档案的内容要与人事档案主体多元化、社会职能多元化相适应。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”、“集中收集和经常性收集相结合”、“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。
（二）加快档案的规范化、现代化建设。规范人事档案的内容、分类、档案用品标准，对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，进一步落实人事档案的相关管理制度，在查阅、流转等各个工作环节中，严格按规章和程序办理。
（三）提高档案管理人员素质。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质，坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料。加强学习，提高技能，减少工作中的失误和差错。
（四）完善人事档案管理的法律法规。人员是基础，制度是保障。一方面，要按照《中华人民共和国档案法》的要求，建立健全管理制度，使档案管理工作有规可循、有章可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。另一方面，传统人事档案管理强调人事档案的保密性。在越来越强调诚信的现代法治社会里，为适应人才工作的开放性，应当揭去人事档案的“神秘面纱”，除了牵涉到国家和社会公共利益的少数人事档案外，大部分人的人事档案应当在一定的条件下适度开放。因此，要改革传统人事档案管理制度，修订和完善现行人事档案管理的法律法规。
（五）加强人事档案的信息化管理。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技成果和管理手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作对策，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。
（作者单位：承德市就业服务局）
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